Uw stagiair doet een uitvinding; hoe zit het met intellectuele eigendom?

Indien u een nieuw product ontwikkelt, dan kan het voorkomen dat de in-huis kennis ontbreekt of dat er een onderbezetting is in het team. Een stagiair van een kennisinstelling zoals een universiteit of hogeschool kan dan uitkomst bieden, maar er zijn aandachtspunten in termen van het intellectuele eigendom. In het volgende benoemen we enkele van deze aandachtspunten met betrekking tot (mogelijk) octrooieerbare uitvindingen. Hierin worden andere intellectuele eigendomsrechten als auteursrecht, modelrecht etc. buiten beschouwing gelaten.

De Rijksoctrooiwet schrijft voor dat het recht om octrooi aan te vragen voor uitvindingen toekomt aan de partij waar in het kader van een opleiding werkzaamheden worden verricht. Als dus een student bij u een stageplek invult voor zijn of haar opleiding dan komt u het recht toe om octrooi aan te vragen op de uitvindingen die in dat kader gedaan worden. Helemaal goed geregeld zou u denken! Toch moeten hier wat kanttekeningen bij worden geplaatst:

• De Rijksoctrooiwet is enkel van toepassing indien het Nederlands recht van toepassing is op de stage. Dit is bijvoorbeeld het geval indien het een student betreft met een vaste verblijfplaats in Nederland, die studeert aan een Nederlandse kennisinstelling. Het is hoe dan ook verstandig om in een eventuele overeenkomst met de stagiair en de kennisinstelling expliciet op te nemen dat het Nederlands recht van toepassing is op de stage.
• De Rijksoctrooiwet bepaalt verder dat van de eerder genoemde basisregel afgeweken mag worden bij een schriftelijke overeenkomst. Kijk een eventuele overeenkomst dus goed na op bepalingen die afbreuk doen aan uw recht. In dit kader kunt u er ook voor kiezen om in een eventuele overeenkomst met de stagiair en de kennisinstelling expliciet op te nemen dat het recht om octrooi aan te vragen op uitvindingen, die door de stagiair in het kader van de stage zijn gedaan, aan u toekomt.
• De voornoemde wettelijke bepalingen uit de Rijksoctrooiwet zijn niet van toepassing op stagebegeleiders die werkzaam zijn bij de betreffende kennisinstelling. Als een stagebegeleider een inventief idee aandraagt, dan gaan de rechten in zo’n geval over het algemeen over naar de kennisinstelling. Het gevolg hiervan kan zijn dat de rechten m.b.t. uitvindingen die voortvloeien uit de stage niet (enkel) aan u toekomen. Een mogelijke oplossing hiervoor is om afspraken te maken over de wijze waarop de stagebegeleider zijn werkzaamheden uitvoert. Zo hoeft een stagebegeleider niet altijd inhoudelijke begeleiding te geven en kan deze zich ook beperken tot uitsluitend een beoordelende rol. Om vervelende discussies achteraf te voorkomen kan het een andere of een aanvullende oplossing zijn om met de kennisinstelling af te spreken wie de rechten toekomen voor uitvindingen die zijn gedaan in verband met de stageopdracht en waaraan medewerkers van de kennisinstelling zoals een stagebegeleider een bijdrage hebben geleverd.

Een ander aspect waar rekening mee moet worden gehouden is geheimhouding. Kennisinstellingen bestaan nu eenmaal bij de gratie van het verspreiden van kennis, maar dit staat op gespannen voet met het octrooieren van uitvindingen. Daarvoor is het namelijk noodzakelijk dat de uitvinding geheim is gehouden tot op het moment van indiening van de octrooiaanvrage. Er zullen in de meeste gevallen dus wat aanpassingen moeten worden aangebracht aan de gebruikelijke geheimhoudingsclausules in overeenkomsten, bijvoorbeeld door het opnemen van een publicatieclausule.

In het kader van geheimhouding is het bij stagiaires van belang om rekening te houden met de afronding van de stage. Normaliter bestaat deze uit een presentatie en een verslag, welke beiden in de regel openbaar zijn. Indien u geen voorzorgsmaatregelen neemt, dan kunt u in een spagaat komen op het moment dat de student wil afstuderen, maar de octrooiaanvrage nog niet is ingediend. Een oplossing hiervoor kan zijn dat u in de overeenkomst heel algemeen afspreekt dat u het recht voorbehoudt om gezamenlijk tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is, zoals het aanpassen van bepaalde onderdelen van de presentatie of het verslag. Daarnaast kan het een oplossing zijn om af te spreken dat ten minste een deel van de presentatie en/of het verslag (tijdelijk) geheim blijft. Voor de presentatie kunt u hierbij denken aan een deel van de presentatie welke achter gesloten deuren plaatsvindt en waarbij enkel personen aanwezig zijn die gehouden zijn tot geheimhouding. Voor het verslag bieden veel instellingen de mogelijkheid om ten minste een deel van het verslag (tijdelijk) onder een zgn. embargo te plaatsen, waardoor dat deel (tijdelijk) geheim blijft.

Er kunnen overigens redenen zijn om van voorgaande af te wijken, maar het is van belang dat u zich niet laat verrassen! In dat kader kan het verstandig zijn om uw plannen en de afspraken die u wilt gaan maken met een octrooigemachtigde te bespreken. Een octrooigemachtigde kunt u vinden via www.octrooigemachtigde.nl.

Coen Willems, octrooigemachtigde